Sau khi sáp nhập xã/phường, việc xử lý thủ tục hành chính tại các địa phương trở nên phức tạp hơn với lượng công dân tăng đáng kể. KIOSK System for Queue Management là giải pháp quản lý hàng đợi thông minh, giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ hành chính.

Bối cảnh và nhu cầu

Việc sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã/phường đặt ra nhiều thách thức:

• Lượng công dân tăng: Số người đến giao dịch tăng gấp đôi hoặc gấp ba
• Quá tải nhân sự: Cán bộ phải xử lý nhiều loại thủ tục khác nhau
• Thời gian chờ đợi: Công dân phải chờ lâu, không biết đến lượt khi nào
• Khó quản lý: Không có hệ thống theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ

KIOSK System được phát triển để giải quyết triệt để các vấn đề này.

Tính năng chính

Lấy số thứ tự tự động

Công dân đến UBND xã/phường chỉ cần:

• Chọn loại thủ tục cần thực hiện trên màn hình KIOSK
• Nhận phiếu số thứ tự với mã QR
• Theo dõi tiến độ trên màn hình hiển thị

Gọi số Real-time

Cán bộ tiếp nhận có thể:

• Gọi số tiếp theo trong hàng đợi
• Chuyển hồ sơ sang quầy khác nếu cần
• Đánh dấu hoàn thành hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ
• Xem thống kê số lượng hồ sơ đã xử lý

Màn hình hiển thị công khai

Hệ thống hiển thị thông tin real-time:

• Số thứ tự đang được phục vụ tại mỗi quầy
• Danh sách số đang chờ
• Thông báo gọi số bằng âm thanh

Báo cáo và thống kê

Quản lý có thể theo dõi:

• Số lượng hồ sơ theo ngày/tuần/tháng
• Thời gian xử lý trung bình
• Hiệu suất làm việc của từng cán bộ
• Các loại thủ tục được yêu cầu nhiều nhất

Công nghệ sử dụng

Hệ thống được xây dựng với stack công nghệ hiện đại:

• Frontend: ReactJS - giao diện người dùng mượt mà, responsive
• Backend: Node.js (Express) - xử lý logic nghiệp vụ
• Database: MariaDB - lưu trữ dữ liệu ổn định
• Real-time: SocketIO - cập nhật trạng thái tức thì

Quy trình hoạt động

Hệ thống hoạt động theo quy trình khép kín:

1. Công dân lấy số: Chọn loại thủ tục và nhận phiếu
2. Chờ đợi: Theo dõi số thứ tự trên màn hình
3. Được gọi: Hệ thống thông báo khi đến lượt
4. Xử lý: Cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ
5. Hoàn thành: Đánh dấu hoàn thành và gọi số tiếp theo

Ưu điểm nổi bật

• Minh bạch: Công dân biết rõ thứ tự và thời gian chờ
• Công bằng: Xử lý theo đúng thứ tự, không chen lấn
• Hiệu quả: Giảm thời gian chờ đợi đáng kể
• Dễ quản lý: Theo dõi hiệu suất làm việc real-time
• Linh hoạt: Tùy chỉnh theo nhu cầu từng địa phương

Kết quả triển khai

Hệ thống đã được triển khai thành công tại nhiều địa phương với kết quả tích cực:

• Giảm thời gian chờ đợi trung bình
• Tăng sự hài lòng của công dân
• Cải thiện hiệu suất làm việc của cán bộ
• Dễ dàng theo dõi và báo cáo

Kết luận

KIOSK System for Queue Management là giải pháp thiết thực cho các cơ quan hành chính công, đặc biệt trong bối cảnh sáp nhập đơn vị hành chính. Hệ thống giúp nâng cao chất lượng phục vụ công dân, tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo môi trường giao dịch văn minh, hiện đại.